Apa itu multitasking?

Multitasking secara mudahnya ialah melakukan dua kerja atau lebih pada waktu yang sama. Terdapat satu jenis multitasking yang lain iaitu yang melibatkan penukaran tugas (task switching), iaitu apabila kita sedang melakukan pekerjaan A, tiba-tiba kita menukar ke pekerjaan B, kemudian menyambung semula pekerjaan A. Contohnya, kita sedang membaca, kemudian tiba-tiba telefon pintar kita berbunyi menandakan ada pesanan teks baru, kita lihat, balas, dan kemudian sambung membaca semula - itulah antara contoh mudah task switching.

Mungkin ramai yang tidak percaya bahawa majoriti kajian sains menunjukkan sebenarnya, multitasking ini memberikan lebih banyak kesan negatif berbanding positif.

Mungkin kita terbiasa merasakan multitasking sebagai sebuah keupayaan yang baik, dengan antara contoh kesan positifnya seperti menjimatkan masa misalnya. Tidak dinafikan juga ramai individu yang didapati mampu mengamalkan multitasking tanpa menanggung kesan buruk; dan mereka ini selalunya dipanggil sebagai supertasker; cuma kelompok ini tidak ramai.

Apa kesan buruk multitasking?

Kajian mendapati mereka yang mengamalkan multitasking rata-rata mempunyai tahap produktiviti yang lebih rendah berbanding mereka yang tidak. Mereka yang multitasking ini lebih perlahan dalam melakukan satu-satu pekerjaan dan cenderung untuk tidak menyiapkan kerja.

Ia juga mampu memberikan kesan buruk kepada kerja-kerja yang melibatkan penyelesaian masalah, terutama kerana ia mengurangkan fokus.

Multitasking antara kalangan pelajar terutama semasa belajar di rumah juga didapati merupakan antara penyumbang kepada pencapaian yang rendah di sekolah rendah, sekolah menengah dan tertiari. 

Kenapa multitasking berikan kesan buruk?

Greg McKeown, penulis buku Essentialism menulis bahawa kita boleh multitask, tapi kita tidak mampu untuk multifocus. Kita tak boleh fokus kepada dua kerja yang memerlukan tahap konsentrasi yang tinggi. Misalnya, jika kita menulis email sambil berborak dengan rakan sekerja, otak kita akan selalu mengubah konteks antara tugas A dan B. Ini menyebabkan tahap produktiviti menurun (context switching). 

Lebih teruk, apabila kita ubah pula dari melakukan satu tugas A ke tugas B, sisa-sisa perhatian (attention residue) dari kerja A masih mempengaruhi kita semasa kita sedang membuat kerja B. Ini akan menyebabkan kita tidak 100% fokus kepada kerja yang kita lakukan dan merendahkan kualiti kerja. Contohnya, jika A = membaca, B = membalas pesanan teks; semasa kita buat B, otak masih terfikir tentang A, dan semasa kita kembali buat A, otak masih terfikir tentang B.

Multitasking selalunya berlaku kerana gangguan. Gangguan boleh datang dari luar, misalnya notifikasi telefon pintar atau dari dalam, misalnya rasa “FOMO” - fear of missing out, dan keinginan untuk kepuasan segera. Berapa kali anda mengalami situasi ini? Anda sudah merancang untuk fokus bekerja selama tiga jam; namun selepas 30 minit, anda perasan anda masih belum memulakan lagi kerja selepas melayani video Youtube yang ke 21 untuk hari ini.

Gangguan memberikan kesan yang amat besar kepada produktiviti. Beberapa kajian mendapati, secara purata kita akan menukar tugas atau switch task (berkaitan dengan kerja atau tidak) setiap tiga minit atau lima minit. Maksudnya, kita hanya akan fokus dalam tiga hingga lima minit sahaja sebelum kita ubah tugas. Untuk kembali melakukan tugas selepas gangguan tadi, secara purata, ia mengambil masa sekitar 25 minit 26 saat.

Kita sudah pun membazirkan hampir 30 minit bila kita diganggu dan kualiti kerja juga menurun disebabkan sisa-sisa perhatian dari gangguan. Tetapi, gangguan juga boleh memberikan kesan positif.

Multitasking mampu berikan kesan positif, tetapi bersyarat

Pernah alami idea kreatif muncul ketika kita berjalan? Kajian menunjukkan gangguan yang lebih lama atau dirancang sendiri misalnya berehat, mampu memberikan kesan positif. Tetapi gangguan tersebut haruslah betul-betul dirancang untuk mengelakkan kesan negatif berlaku, misalnya berehat jika tidak dirancang betul mampu menyebabkan kita langsung tidak sambung buat kerja.

Melakukan dua kerja serentak, satu yang perlukan tahap fokus yang tinggi dan satu lagi yang sebaliknya juga mampu memberi kesan baik. Misalnya, mendengar audio siar (kerja yang perlukan fokus tinggi) sambil berjalan mampu mengurangkan rasa penat berjalan.

Kenapa kita multitask? 

Sesetengah orang merasakan yang multitasking lebih memberikan kesan positif dalam melakukan satu-satu pekerjaan. Multitasking juga selalunya dipacu oleh kekangan masa - multitasking memberikan kita kesempatan lebih untuk menyiapkan dua atau lebih pekerjaan dalam tempoh masa yang sama. 

Ada juga sebab yang bukan bersifat tolakan positif, misalnya seperti ketagihan internet yang turut digelar FOMO - fear of missing out. Kita tidak mahu terlepas sesuatu yang sedang dibual di media sosial atau group text ketika sedang melakukan pekerjaan lain. Selainnya adalah perasaan negatif semasa melakukan kerja itu sendiri seperti rasa bosan atau stress. Rangsangan luaran seperti bunyi notifikasi telefon pintar dan lain-lain juga turut jadi sebab kepada tabiat multitasking.

Bagaimana untuk elakkan multitasking?

Yang pertama disarankan adalah apa yang dipanggil “anchor task”; iaitu dengan membina rasa tanggungjawab untuk menyiapkan satu kerja sehari, walaupun kita telah rancang untuk menyiapkan beberapa kerja lain pada hari tersebut. Ini memastikan kerja yang kita lakukan akan disiapkan dengan cepat, seterusnya memudahkan kita untuk tidak lagi multitasking kerana jumlah kerja yang harus disiapkan makin kurang.

Kedua adalah menghilangkan gangguan - elakkan dari mendengar notifikasi telefon pintar. Antara caranya adalah dengan menutup sahaja bunyi notifikasi atau meletak telefon pintar di bilik lain ketika sedang melakukan satu pekerjaan.

Dan terakhir adalah teknik pomodoro. Teknik pomodoro menggunakan masa sebagai diktator untuk mengelakkan gangguan. Misalnya; tetapkan masa 25 minit untuk bekerja, kemudian rehat selama lima minit. Ulang sebanyak empat kali, kemudian rehat lebih lama sedikit, selama 15 ke 30 minit.

Notakaki adalah seorang penulis yang mencari jawapan kepada soalan-soalan yang berlegar dalam kepala.

Foto: Tailored Practice